Alva vähensi Excelien pyörittelyä Aitomationin kehittämän ohjelmiston avulla

Alva

Energia- ja vesialan toimija Alva kaipasi ratkaisua työllistävään työntekijämuutosprosessiin, jossa esihenkilöiden aikaa kului Excelien täyttämiseen aina kun tiimiin tuli uusi jäsen tai tiimiläisen työrooli vaihtui yrityksen sisällä.

Lähtötilanteessa Excelin tiedot lähetettiin lisäksi vastuuyksiköiden sähköposteihin täyttämisen jälkeen, josta jokainen yksikkö kävi poimimassa omat tarvitsemansa tiedot manuaalisesti ja näpytteli ne omiin ohjelmistoihinsa. Tiedostoja oli tämän takia liikkeellä hyvin monta, joten alkuperäisen tiedon validointi, sekä muutosten tekeminen oli käytännössä mahdotonta. Myöskään minkäänlaista monitorointimahdollisuutta vastuuyksiköiden työskentelystä ei esihenkilöllä ollut.

Aitomation valikoitui kumppaniksi muutosprosessiin

Aluksi muutosta vietiin eteenpäin Alvan sisäisenä projektina, mutta henkilöstömuutosten seurauksena päädyttiin hakemaan ulkoista kumppania avuksi. Keskustelujen seurauksena kumppaniksi valikoitui Aitomation:

“Meille oli tärkeää löytää kumppani, joka on tarpeeksi pieni, jotta kehitys tapahtuu ketterästi ja nopeatempoisesti, mutta riittävän suuri, ettei yhden henkilön poistuminen sotke kehitystä,” tiivistää Janne Sievälä Alvalta.

Yhdessä Aitomationin kanssa lähdettiin kehittämään ratkaisua, jossa työntekijöiden muutosprosessi tapahtuu Excelit korvaavalla Power Appilla. Power Appia voidaan käyttää sekä Teamsin, että selaimen kautta. Power Appin kautta tiedot saa kerättyä yhteen tietokantaan ja lähetettyä vastuuyksiköille automaattisesti, ilman ylimääräistä manuaalista työtä ja turhaa tiedon liikuttelua.

Yhteistyöstä Aitomationin kanssa Sievälällä on vain hyvää sanottavaa:

“Yhteistyö toimii juuri kuten toivoimmekin. Meillä on ollut nimetyt vastuuhenkilöt, joilta saa nopeasti vastauksia ja asiat etenevät meille sopivassa tahdissa.”

Hyödyt näkyvät manuaalityön vähenemisessä

Konkreettisista hyödyistä suurimmat ovat Excel-tiedostojen poistuminen, yhden selkeän Power Appin käyttäminen koko työntekijäprosessiin, sekä tietojen lähetyksen sujuvoittaminen ja tikettien automaattinen luominen. Ratkaisu on tuonut selkeyttä, nopeutta ja seurattavuutta koko prosessiin. HR vastuuhenkilön on helppo seurata muutosprosessien etenemistä ja esihenkilöt näkevät omien lomakkeidensa käsittelyn tilanteen.