Delta Autolla manuaalityötä vähennettiin automatisoimalla rutiinitehtäviä. Alkuun automaatioon luottaminen tuntui työntekijöistä hankalalta, mutta luottamuksen kasvaessa projektin hyödyt ovat kasvaneet. Alkuperäinen tavoite automatisointiasteesta jopa ylittyi.
Delta Auto päätti luopua manuaalisista rutiineista ja vapauttaa myyntisihteerien aikaa tuottavampiin työtehtäviin. Rutiinitehtävien automatisointiin yhteistyökumppaniksi valikoitui Aitomation. Automaation ja Lean-menetelmien avulla manuaalityötä vähennettiin. Projektia on jatkettu ja sillä on ollut kauaskantoiset vaikutukset.
Delta Auton talousjohtaja Kaisa Rönkkö ja myyntisihteerien koordinaattori Marjo Virtanen kertovat, että automaatioprojektin myötä tiimiltä on säästynyt työaikaa, eli työn tehokkuus on parantunut. Projektilla on saatu alkuperäisten toiveiden mukaisesti karsittua manuaalista työtä tiimiltä, jossa on ollut resurssipulaa ja usein kovat aikataulupaineet.
Tiimillä oli alkuun haasteita oppia luottamaan automaatioon, mikä johti automaation tekemän työn tarkistamiseen ja aiheutti sitä myötä turhautumista. Tästä päästiin eroon parantamalla raportointia ja tarkentamalla prosesseja. Pidemmällä aikavälillä työntekijäkokemus on kehittynyt positiivisesti, kun raportin lukemiseen on totuttu ja luottamus automaatioon on parantunut.
Alkuperäinen tavoite 90–95% manuaalityön automatisoinnista on toteutunut, sillä noin 96% tapauksista menee onnistuneesti automaatioputken läpi. Alkuperäistä projektia on myös sittemmin laajennettu kattamaan useampia Delta Auton merkkejä. Projektiin kokonaisuudessaan on oltu hyvin tyytyväisiä. Kiitosta saa erityisesti Aitomationin kattava projektisuunnitelma ja asiantunteva osaaminen:
”Projektia vietiin tehokkaasti eteenpäin ja etenemisestä tiedotettiin hyvin. Aitomation perehtyi perusteellisesti prosessiin ennen projektin aloitusta ja katsoi prosessin kehittämistä kokonaisvaltaisesti – ei pelkästään automaation tai ohjelmistorobotiikan näkökulmasta. Aitomationin porukan kanssa on ollut miellyttävää tehdä töitä”, kiittelevät Rönkkö ja Virtanen.
He suosittelevatkin automaatiototeutuksia kaikille yrityksille, joissa useamman henkilön tiimit tekevät rutiininomaista työtä:
”Tyypillisesti automaatioista saa enemmän hyötyjä irti, mikäli prosessiin osallistuu useampi työntekijä.”
Rönkkö ja Virtanen haluavat myös muistuttaa, että työn automatisointi on mahdollista ainoastaan säännönmukaisissa, rutiininomaisissa töissä.
Delta Autolta kerrotaan, että automaation kohteena ovat olleet ainoastaan taustaprosessit, millä ei ole ollut näkyvää vaikutusta loppuasiakkaille. Kuitenkin sisäisten asiakkaiden eli automyyjien näkökulmasta palvelun laatu on parantunut, sillä aikaa on vapautunut muuhun työhön.