Keväällä 2024 Aitomation ja SOK toteuttivat prosessilouhinnan pilotoinnin valikoituihin ostolaskujen käsittelyprosesseihin. Yhteistyön pääkontakteina ja case-haastattelussa toimivat Kirsi Saarikko (VP IT and Digital development, Retail, Inex, ABC and Baltics) ja Pontus Hellman (Enterprise Architect, SOK).
Mitä liiketoimintahaastetta lähditte ratkaisemaan?
SOK:n tarpeena oli lisätä organisaation ymmärrystä ostolaskujen käsittelyn kokonaisprosessien toiminnasta, jotta kehitystyötä pystytään tekemään parhaalla mahdollisella tavalla.
Ensiaskeleena lähdimme selvittämään, onko nykyisissä ERP:eissä sellaista dataa, jolla prosessilouhintaa voidaan järkevästi tehdä. Pilotin pohjana toimi SOK:n ja Aitomationin tekemä prosessimallinnustyö, jonka pohjalle prosessilouhintapilotti lähdettiin toteuttamaan. Prosessilouhinnan datan peilaaminen liiketoiminnan ja asiantuntijoiden kertomiin havaintoihin tuottaa laajemman ja täsmällisemmän käsityksen prosessiemme kulusta, nykytilasta ja datan laadusta.
Keskeisin asia SOK:lle oli ymmärtää paremmin miten paljon eri variaatioita nykyisissä sovellusprosesseissa on ja mitkä harmonisointitoimenpiteet tuottavat eniten liiketoimintahyötyä. IT:n ja liiketoiminnan välisissä keskusteluissa on aina riski väärintulkinnoille, jonka vuoksi SOK halusi lähteä prosessilouhinnan kautta validoimaan näitä asioita datalla - faktapohjaisesti.
”Tiivistettynä, me haluamme ymmärtää ja tunnistaa ne mahdolliset näkemyserot, joita meillä on järjestelmien ja liiketoiminnan havaintojen ymmärryksen välillä”, kertoo Pontus Hellman, Enterprise Architect, SOK.
Prosessilouhinnalla tavoiteltiin edellytyksiä parempaan datalla johtamiseen. Tämän kautta SOK:lla on paremmat edellytykset prosessien harmonisointiin, turhien työvaiheiden poistamiseen ja jäljelle jäävien yksinkertaistamiseen. On paljon helpompaa tehdä arvokkaita liiketoimintaan vaikuttavia päätöksiä, kun on dataa taustalla tukemassa.
”Haluamme ymmärtää, että onko meillä dataa, jonka avulla voimme johtaa liiketoimintaa paremmin ja kuinka laadukasta tämä data on esimerkiksi ostolaskuprosessiin liittyen”, tiivistää Kirsi Saarikko, VP IT and Digital development.
Projektissa käytettiin Microsoft Power Automate Process Miningia koska se on kustannustehokas ja yksinkertainen ratkaisu päästä prosessilouhintaan kiinni
”Olemme vuosien saatossa tehneet useampia prosessianalyysejä ja -kartoituksia. Olemme kuitenkin huomanneet, että ostolaskuprosessi on alue, jota meidän täytyy kehittää ja tarkastella hieman erilaisilla toimenpiteillä. Koimme, että prosessilouhinta tuo meille uuden näkökulman tähän asiaan, mikä osaltaan luo organisaatiollemme parempaa ymmärrystä prosessien pullonkauloista ja mahdollisista dataongelmista”, toteaa Saarikko.
Prosessilouhinta ei kuitenkaan täysin korvaa perinteisempiä prosessianalyysejä vaan se täydentää niitä ja tuo niihin lisää tarkastelu-ulottuvuuksia. Prosessilouhintaa ei pidä nähdä itsenäisenä komponenttina osana kehittämistä vaan tunnistaa, että mitä uutta ja erilaista se mahdollistaa. Valitusta työkalusta riippumatta hyödyllinen prosessilouhinta edellyttää tavoitteiden kirkkautta ja prosessilouhinnan toteutusta tiiviissä yhteistyössä organisaation eri tahojen välillä.
”Meillä on hyvä viitekehys erilaiseen kehitykseen ja prosessilouhinta on uusi elementti, jota mekin halusimme lähteä hyödyntämään”, täydentää Hellman.
Millainen lähtötilanteenne oli prosessilouhinnan osalta ja mihin konkreettiseen tarpeeseen näitte järkeväksi hyödyntää ulkopuolista asiantuntemusta?
”Tässä taustalla oli tietynlainen toive sen suhteen, että saamme validoitua mallintuuko datamme sujuvasti prosessilouhintaa varten. Lähdimme projektiin myös oppimaan sitä, että miten prosessilouhintaa tehdään ja mitä lisäarvoa se voi meille pidemmällä aikavälillä tuoda. Oli mielenkiintoista lähteä hakemaan vastausta sille, minkälaista varianssia meidän prosesseissamme on ja miten tästä mennään eteenpäin”, kertoo Saarikko.
Projektin ensivaiheen konkreettinen tavoite oli tunnistaa kuinka paljon prosessilouhinta tuottaa aidosti lisäarvoa ja voidaanko löydösten perusteella tehdä johtopäätöksiä.
”Osana projektia toteutettiin myös prosessilouhinnan teknisen kyvykkyyden arviointi ja arvioimme myös omaa kypsyystasoa tehdä prosessilouhintaa”, tiivistää Hellman.
Mitkä tekijät vaikuttivat siihen, että valitsitte Aitomationin yhteistyökumppaniksenne tähän projektiin?
”Aitomationin tiimi ymmärtää meidän tilanteemme entuudestaan ja tiedämme, että heillä on laaja osaaminen prosessimallinnuksen, analyysin ja kehittämisen alueella. Teknologian mukaan tuominen siinä vaiheessa, kun olimme yhdessä määritelleet projektin liiketoiminnan tavoitteet ja mahdollisuudet, oli meille tärkeää. Arvostamme Aitomationin tarkkuutta ja kykyä hahmottaa kehitysprojektien todelliset juurisyyt liiketoiminta-arvon luonnin mahdollistamiseksi”, jatkaa Saarikko.
”Pidän siitä, että Aitomation lähestyi tätäkin projektia käytännönläheisesti. Aitomation toimii erityisen sujuvasti etenkin liiketoiminnan ja IT:n välimaastossa ja heillä on vahvaa prosessiosaamista vankan teknologiaosaamisen lisäksi. Aitomationilla on erityinen kyky sitoa prosessiosaaminen ja teknologia yhteen liiketoimintatavoitteiden kanssa”, sanoo Hellman.
Mitä konkreettisia hyötyjä olette saavuttaneet yhteistyön tuloksena?
Prosessien visualisointi mahdollisti sen, että SOK voi faktapohjaisesti osoittaa mihin kehityspanostukset kannattaa priorisoida. SOK sai validoitua datan laatua ja järjestelmien virtaavaisuutta kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta.
”Prosessilouhinnan hyödyntäminen ei kuitenkaan ole yksinkertainen harjoitus, koska onnistuakseen se vaatii sitoutumista ja työtä IT:ltä, asiantuntijoilta, liiketoiminnalta ja arkkitehdeiltä. On tärkeää, että hyödyt, joita tavoitellaan, ovat kaikille osapuolille selkeät”, kertoo Saarikko.
Miten summaisitte onnistumisen edellytyksiä, kun lähdetään miettimään prosessilouhinnan hyödyntämistä?
”Käytännön kannalta kannattaa huomioida, että pitää olla selkeys sen suhteen mitä hyötyä prosessilouhinnalla tavoitellaan. Prosessikehityshankkeita ei kuulu tehdä irrallisina toteutuksina, vaan onnistuakseen ne edellyttävät jatkumoa ja hyvin laadittua suunnitelmaa lyhyemmälle ja pidemmälle aikavälille”, tiivistää Saarikko.
”Moni ei täysin ymmärrä miten prosessilouhinta eroaa muista menetelmistä, kuten prosessimallinnuksesta, prosessiautomaatiosta tai prosessien monitoroinnista. Näiden erojen ja hyötyjen kirkastaminen on tärkeää, jotta kehityshankkeisiin voidaan lähteä parhaiten soveltuvalla tavalla. Prosessilouhinnan hyödyt rakentuvat pitkäjänteisen työn tuotoksena”, pohtii Hellman.
Submit a comment