Tehokkuutta Luonan ostolaskujen käsittelyyn

Sosiaalipalveluita tuottavalla Luonalla oli manuaalinen ostolaskujen käsittely- ja tarkastusprosessi asumispalvelujen osalta. Prosessiin liittyy DomaCare toiminnanohjausjärjestelmä sekä Palette -ostolaskujen käsittelyjärjestelmä.

Luona on sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottaja, joka palvelee mm. kuntia ja kaupunkeja. Katso lisää: www.luona.fi

Case ’in a heart beat’

  • Hyödyt saavutettu jo 37.5% automaatioasteella
  • Ruuhkapiikki kuun lopussa, kaikki käsittely ajoittuu kuun loppuun
  • 5000 laskua/vuodessa, automatisoitu osuus 2000
  • Aikaa säästyy 2 työpäivää/kk ja vuodessa noin 180 työtuntia
  • Automatisoitu viisi työvaihetta: tiedonhaku, täsmäytys, dimensioiden asetus, laskun hyväksyntä ja viestintä

Aitomation toteutti ensin alkukartoituksen, jossa käytiin läpi vaihe vaiheelta, mitä tehdään prosessin eri vaiheissa. Tämän jälkeen prosessiin määritettiin tarvittava automaatioratkaisu, joka toteutettiin Microsoft-työkaluilla.

Lopputuloksena toteutui ratkaisu, joka automatisoi rutiinityötä. Jäljelle jäävä manuaalityö jäi ostolaskujärjestelmän työlistalle.

”Jäi tosi hyvä fiilis projektista, homma eteni jouhevasti. Aina kun tuli asiaa puolin tai toisin niin saatiin yhteys hyvin nopeasti” toteaa Minna Savolainen, asiakkaan projektipäällikkö.

Prosessi oli alun perin täysin manuaalinen ja ostolaskujen käsittely sitoi työaikaa muutenkin kiireisessä kuukauden vaihteessa. Luonalla on toimittaja, jolta tulee yhteensä noin 400 laskua per kuukausi. Kaikki laskut täytyy tarkistaa ja täsmäyttää manuaalisesti sekä käsitellä ostolasku järjestelmässä. Laskujen käsittely tunnistettiin riittävän määrämuotoiseksi tekemiseksi perustason automaatiolle. Prosessin virtausyksikköinä tunnistettiin kahdet eri tyyppiset laskut jotka kulkevat prosessissa:

  • Laskut, jotka ovat selvät ja ne kannattaa automatisoida.
  • Laskut, jotka ovat muodoltaan monimutkaisia, joita ei vielä kannata automatisoida. 

Nyt noin 150 laskua kuukaudessa on automatisoitu. Lisäksi on vielä mahdollista automatisoida arviolta noin 200-250 laskua, toteutus tämän osalta on jo käynnissä.

Asiakas osallistui työtapaamisiin, joissa käytiin läpi nykytilaa ja määritettiin automatisoitu työnkulku. Asiakkaan työntekijöitä haastateltiin ja asiakas loi prosessien eri vaiheista videoita, jotta Aitomationin olisi helpompi tarkastaa prosessi tehokkaasti säästäen samalla asiakkaan ajankäyttöä. Toteutustyön aikana asiakas toi asiantuntemuksensa yksityiskohtien taklaamiseksi, osallistui ratkaisun testaamiseen ja käyttöönottoon.

”Meillä Luonalla on liiketoimintaa, joka vaatii nopeaa reagointia. Aitomation on saman henkinen, ja siten hyvä kumppani, joka reagoi nopeasti” kuvailee yhteistyön sujuvuutta Chief Digital Officer Timo Koistinen.

”Yhteistyö oli sujuvaa ja mutkatonta”, kiteyttää toimistopäällikkö Susanna Sauna-aho.