Case Bravedo: Taloushallinnon automaatio tuo työpäivään tehokkuutta, ajansäästöä ja rytmiä

Kun rutiinitehtävään käytetty työaika lyhenee seitsemästä tunnista puoleentoista tuntiin päivässä, maksaa automaatioon käytetty investointi itsensä nopeasti takaisin. Bravedon taloushallinnon prosesseja tehostettiin yhteistyössä Aitomationin kanssa. Ratkaisuina käytettiin muun muassa ohjelmistorobotiikkaa ja lean-menetelmiä. 

Manuaaliset rutiinit haluttiin automatisoida 

Jokainen taloushallinnon parissa työskentelevä tietää arkeen kuuluvan rutiininomaisia työvaiheita, joiden automatisoinnista seuraisi ajansäästöä. Tekoälyn avulla asiantuntijuutta voisi manuaalisen työn sijaan käyttää olennaisempiin tehtäviin. Tämä ymmärrettiin myös Bravedolla, jonka taloushallinnossa työskentelee kolmisenkymmentä asiantuntijaa.  

Työpäiviimme kuului paljon manuaalisia työvaiheita. Halusimme paitsi säästää aikaa ja tehostaa toimintaamme, myös laskea kustannustasoa kestävällä tavalla, taloushallinnon esimies Markku Hurme kertoo. 

Bravedo on yritysyhteisö, joka muodostuu työelämään, teknologioihin ja sosiaali- ja terveyspalveluihin erikoistuneista yrityksistä 11 eri maassa. Bravedon taloushallinnon tiimissä hoidetaan noin 80:n yhteisöön kuuluvan yrityksen kirjanpitoa ja reskontria, joten taloushallinnon automaation kohdalla puhutaan merkittävistä työajan säästöistä. 

Aitomation tuo taloushallintoon uutta ajattelua 

Yhteistyökumppanin valinta toisen toimijan kanssa oli jo pitkällä, kun Aitomation tuli mukaan kuvioihin. Bravedolla kuitenkin vakuututtiin Aitomationin idearikkaasta ja eteenpäin menevästä otteesta. 

Projektin erityispiirteenä on se, että Bravedon taloushallintoon tulee tietoa lähes sadasta eri yhtiöstä. Automatisoinnin kannalta tämä tarkoittaa, että yhteistyökumppanilta vaaditaan projektinjohtamistaitoja ja erinomaista kokonaisuuden hallintaa. Hurmeen mukaan Aitomationilta löytyy molempia, ja yhteistyöhön ollaan oltu erittäin tyytyväisiä. 

–Aitomation yllätti positiivisesti rohkealla kannanotollaan. Heillä on näkemystä, ideointia ja organisointikykyä. Pidän siitä, miten he ottivat projektista vetovastuun, Hurme kommentoi. 

Automatisointiprojektin ensimmäisessä vaiheessa tehtiin arviointi Bravedon tilanteeseen sopivista robottiteknologioista. Aitomation kävi Bravedon kanssa läpi yhteensä yksitoista operatiivisen taloushallinnon prosessia, joista lopulta seitsemän päätettiin automatisoida. Hurme antaa kiitosta siitä, että haasteiden juurisyihin paneuduttiin kunnolla sen sijaan, että ongelmat olisi paikattu pikateipillä. 

Töitä tehokkaampien ja mielekkäämpien taloushallintorutiinien eteen on tehty koko ajan yhdessä. Bravedon henkilökunta on ollut alusta saakka projektissa aktiivisesti mukana. 

Taloushallinnon rutiineja aikaistettiin robotiikan avulla 

Taloushallinnon automatisoinnin tavoitteina oli lyhentää asioiden läpimenoaikaa, lisätä luottamusta ja vähentää virheiden mahdollisuutta, sekä karsia ylimääräiset manuaaliset rutiinit kokonaan pois. Ratkaisuina käytettiin useita erilaisia teknologioita, ja automatisointia tehtiin useisiin eri työvaiheisiin aina kirjanpidosta reskontraan saakka – käytössä olevista järjestelmistä riippumatta.  

Aitomationin erityisosaamista on saada lukuisat eri järjestelmät juttelemaan keskenään. 

Projektin edetessä kiinnitettiin huomiota myös siihen, mihin kellonaikaan rutiinit ajoittuvat. Ohjelmistorobotin ansiosta osa työvaiheista on jo tehty, kun henkilökunta saapuu töihin; taloushallinnon rutiineja on siis saatu aikaistettua. Yhtenä merkittävimmistä esimerkeistä Hurme pitää yksittäistä työtehtävää, johon kului ennen seitsemän tuntia päivässä. Nykyään homma hoituu 1,5 tunnissa. Taloushallinnon rutiineja tehostamalla tiedot saadaan nopeammin myös liiketoimintayksikköjen käyttöön, jolloin vaikutukset voivat olla koko liiketoiminnan kannalta kauaskantoisia. 

Automatisoidut prosessit ovat muuttaneet taloushallinnon työnkuvia mielekkäämmiksi, ja henkilökunta on ollut erittäin tyytyväinen uudistuksiin. Kun manuaaliset työvaiheet ja ylimääräiset tarkistelut vähenevät, jää kirjanpitäjälle enemmän aikaa ammattitaitonsa hyödyntämiseen. Ajansäästö tulee näkymään myös Bravedon palveluja hyödyntäville yrityksille, sillä pitkällä tähtäimellä taloushallinnon veloitukset yrityksiltä tulevat tippumaan. 

Bravedon ja Aitomationin yhteistyö jatkuu edelleen. 

– En näe syytä vaihtaa kumppania. Aitomationin kanssa asioista puhutaan selkeästi ja ymmärrettävästi, ilman konsultin jargonia. Nytkin etsitään uusia kohteita, joihin voidaan heidän kanssaan pureutua, Hurme päättää.