Case Delta Auto: Käyttäjälähtöisellä automaatiolla säästetään myyntisihteerien työtunteja

Delta Auto päätti luopua manuaalisista rutiineista ja vapauttaa myyntisihteerien aikaa tuottavampiin työtehtäviin. Useissa eri järjestelmissä tehtyä työtä automatisoitiin ja prosesseja uudistettiin yhdessä Aitomationin kanssa. Automaatiolla ja lean-menetelmillä taustaprosesseihin saatiin tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä. 

Automaatiot ketjutettiin organisaatiorajojen yli 

Autokauppojen taustaprosesseille ja taloushallinnolle on ominaista, että myyntisihteerien työhön kuuluu omien järjestelmien lisäksi myös rahoitusyhtiöiden ja maahantuojien järjestelmien käsittely. Jos järjestelmät eivät juttele keskenään, tuloksena on paljon manuaalisia työtä ja tiedon siirtelyä paikasta toiseen. Delta Autolla päätettiin, että manuaalisiin rutiineihin käytetyn ajan voisi hyödyntää paitsi tuottavammin, myös mielekkäämmin. 

Avuksi kaivattiin ohjelmistorobotiikan ja lean-menetelmien ammattilaista, joka osaisi ottaa haltuunsa laajan, organisaatiorajat ylittävän prosessikokonaisuuden. 

Aitomation nousi vahvaksi vaihtoehdoksi suosituksen perusteella; Delta Auton silloinen talousjohtaja ja nykyinen toimitusjohtaja Helena Sauramo oli saanut vihiä asiantuntevista softarobotiikan ja prosessiautomaation ammattilaisista. 

– Aitomationin lähestymistapa vakuutti jo ensitapaamisessa. He eivät olleet sitoutuneet tiettyyn teknologiaan, vaan lähestyivät ongelmaa prosessilähtöisesti. Huomasimme, että heidän kanssaan voisi yhdessä miettiä juuri meille sopivat ratkaisut, Delta Auton talousjohtaja Kaisa Rönkkö kuvailee projektin alkutaipaletta.  

Lean-menetelmillä karsittiin turhat välivaiheet 

Hihat käärittiin keväällä 2019, ja projekti alkoi perusteellisella prosessien läpikäynnillä. Aitomation lähtee aina liikkeelle asiakasyrityksen arjesta ja rutiineista ymmärtääkseen lähtötilanteen mahdollisimman syvällisesti. Delta Auton henkilökunta oli alusta saakka matkassa mukana, esimerkiksi videokuvaten rutiinejaan Aitomationin tutkittavaksi. 

Aitomationin lähestymistapa oli alusta saakka hyvin systemaattinen ja käytännönläheinen. Heillä oli aito halu ratkaista haasteet parhaalla mahdollisella tavalla, Rönkkö kertoo. 

Uusia prosessikaavioita suunnitellessa huomattiin, ettei ohjelmistorobottia tarvitakaan jokaiseen vaiheeseen. Osa prosesseista automatisoitiin robotin avulla, kun taas osa välivaiheista karsittiin lean-menetelmien avulla kokonaan pois. Rönkkö on tyytyväinen, ettei tilannetta lähestytty tietty teknologia edellä, vaan Aitomation etsi juuri Delta Auton arkeen sopivimmat ratkaisut. Projektin edetessä robotteja testattiin ja muokattiin palautteen perusteella entistä toimivammiksi.  

Auton myyntiprosessin taustalla tapahtuu paljon tiedonsiirtoa autoliikkeen, maahantuojan ja rahoitusyhtiön järjestelmistä toiseen. Automaatioiden ketjuttamisen avulla koko prosessi saatiin koottua samaan, läpinäkyvään paikkaan. Syntyi Lunastamo. 

Automaatio hoitaa 90–95% manuaalisesta työstä 

Delta Auton kanssa toteutettiin yhteensä kaksi projektia, joista pienempi koski autojen takuuanomuksia. Parissa kuukaudessa pakettiin saatu automaatioprojekti nopeuttaa hakemusten käsittelyä, sillä hommat hoituvat nyt robotin kädenjälkenä. Tehostunut prosessi näkyy myös loppuasiakkaalle, sillä aiemmasta copy-paste-työstä autokaupan palvelutiskillä vapautuu entistä enemmän aikaa asiakaspalveluun. 

– Jos yrityksellä on käytössään useita eri järjestelmiä, joille ei pystytä rakentamaan rajapintaa, niin Aitomationista on varmasti apua. Rutiininomaiset työtehtävät kannattaa automatisoida, Rönkkö vinkkaa. 

Myös isompi yhteinen projekti – Lunastamo – on otettu käyttöön, ja yhteiseloa robotin kanssa harjoitellaan parhaillaan. Lunastamo on Aitomationin Delta Autolle luoma kevyt tietokanta, jonka kautta kulkee kaikki auton myyntiin, rahoitusyhtiöihin, maahantuojiin ja taloushallintoon liittyvät tiedot. Aiemmin prosessiin kuului useita eri vaiheita, useissa eri järjestelmissä. Nyt riittää, kun myyntisihteeri syöttää Lunastamoon auton rekisterinumeron, ja prosessi käynnistyy automaattisesti. Tavoitteena on, että robotit ja automaatio hoitavat jatkossa 90–95 % aiemmin manuaalisesti hoidetusta rutiinityöstä. 

– Pidän Aitomationin tavasta työskennellä. Heihin on ollut helppo luottaa, ja he ovat läpi projektin pitäneet meidät selkeästi ajan tasalla. En näe syytä, miksi yhteistyö ei jatkuisi myös tulevaisuudessa, Rönkkö päättää.