Taloushallinnon prosessien tehostaminen ja jatkuva kehittäminen auttavat välttymään hiljalleen kasautuvilta ongelmilta. Taloushallinnon prosessien automatisoinnilla vapautetaan työntekijöiden aikaa enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Aitomation hyödyntää taloushallinnon tehostamisessa monia työkaluja ja käsittelee prosesseja kokonaisuutena, jossa otetaan huomioon liiketoiminnalliset näkökulmat ja valitun teknologian tarkoituksenmukaisuus.
”Taloushallinnon prosessien parantaminen on aina ajankohtaista, eikä sen pitäisi olla vain silloin tällöin tehtävä projekti”, sanoo Tomi Paapio. Erityisesti tehostamista kannattaa miettiä, kun on nähtävissä toiminnan ja työmäärän kasvu, mutta toisaalta myös silloin, kun on haasteita toimintaympäristössä. Tehokas toiminta ja hyvä näkyvyys lukuihin ovat hyödyllisiä kaikille organisaatioille.
Kun toimintaa arvioidaan ja hiotaan jatkuvasti, vältytään hiljalleen kasautuvilta ongelmilta. Erityisen ajankohtaista taloushallinnon, ja monien muiden rutiininomaisten tehtävien, kehittämisestä ja erityisesti automatisoinnista tekee vähenevä työvoima ja tarve pystyä keskittymään enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Tällainen tehtävä taloushallinnossa voi olla esimerkiksi lukujen analysointi tai asiakasviestintä.
Pullonkaulat prosesseissa ajavat kehittämään taloushallintoa
Taloushallinnon prosessien kehittämisen tarve ilmenee usein silloin, kun jotain tärkeää uhkaa työmäärän vuoksi jäädä tekemättä. Lähtökohta prosessien tehostamiseen voi olla myös se, että tietoa on olemassa mutta sitä ei osata etsiä tai hyödyntää. Eri skenaarioita yhdistää se, että muodostuu jonkinlainen pullonkaula taloushallinnon toimintaan.
Jotta prosesseja voidaan parantaa, pitää ensin ymmärtää missä ollaan nyt: mitä pullonkauloja taloushallinnossa esiintyy ja mitä halutaan tehdä paremmin. Lisäksi on hyvä määritellä mitä tehostamisella tässä yhteydessä tavoitellaan. Tavoitteena voi olla esimerkiksi manuaalityön vähentäminen tai läpimenoajan lyhentäminen. Usein hyvä tapa on lähestyä asiaa ulkopuolisen asiantuntijan kanssa: tämä voi kokemuksensa ja osaamisensa kautta tuoda lisäarvoa jo nykytilan arvioimiseen.
Tomi Paapio kertoo, että kategoriana ”manuaalityö” aiheuttaa suurimman pullonkaulan taloushallinnossa. Tyypillisiä manuaalityön aiheuttajia ovat muun muassa tiedon yhdistäminen useasta lähteestä, esimerkiksi sähköpostin liitteistä järjestelmään, sekä usein toistuvat tehtävät.
”Välillä paikallistamme manuaalityön juurisyyn myös muualle organisaatioon: esimerkiksi puutteelliset tiedot voivat aiheuttaa tarkistus- ja selvitystyötä taloushallinnossa.”
Taloushallinnon tehostamiseen käytetään useita keinoja
Karkeasti tehostamiskeinot jakautuvat kahteen ryhmään: toimintamallin muuttaminen ja järjestelmäkehitys. Nämä harvoin ovat täysin toistensa vaihtoehtoja, sillä esimerkiksi järjestelmäkehitys vaatii useimmiten jonkinlaista pientä tai suurta muutosta toimintatapoihin.
Järjestelmäkehitystä tehdään muun muassa parantamalla nykyjärjestelmien toiminnallisuuksia, hyödyntämällä ohjelmistorobotiikkaa manuaali- ja rutiinitehtävien suorittamiseen, parantamalla integraatioita tai toteuttamalla kevyitä työtä helpottavia sovelluksia esimerkiksi low-code-teknologioiden avulla. Viimeisimmässä ohjelmistokehityksen työmäärä jää usein varsin pieneksi.
Ohjelmistorobotit soveltuvat hyvin moneen manuaaliseen tehtävään ja niiden käyttöönotto on yksinkertaista. Lähtökohtaisesti kaikkia tehtäviä, jotka toistuvat samanlaisina riittävän usein, kannattaa harkita automatisoitavaksi.
Aitomation hyödyntää taloushallinnon tehostamiseen useita eri työkaluja
Hyväksi esimerkiksi taloushallinnon tehostamisesta Tomi Paapio nostaa Bravedon taloushallinnolle tehdyn kehitysprojektin. Projektilla mahdollistettiin transaktiomäärien kasvu ilman lisätyövoimaa ja vapauttaen työaikaa olennaisempiin tehtäviin.
”Analysoimme, suunnittelimme automaatioketjun ja toteutimme ratkaisun useaan prosessin osaan ostolaskujen ja maksuliikenteen alueilla. Ratkaisussa automatisoitiin yli 10 toisiinsa liittyvää työtehtävää hyödyntämällä robotiikkaa ja MS Power Platform-alustan tarjoamia työkaluja. Tällä saavutettiin -46% kustannussäästö tositekohtaisesti – käytännössä vapautettiin henkilöiden työaikaa,” kertoo Paapio.
Aitomation auttaa prosessien kehittämisen koko ketjussa nykytilan analyysista ratkaisun suunnitteluun ja toteutuksen. Myös tulosten arviointi ja ratkaisujen hienosäätäminen kuuluvat prosessiin. Jokaisessa projektissa huomioidaan kehittämisen liiketoiminnalliset näkökulmat sekä arvioidaan teknologian tarkoituksenmukaisuus.
”Automaatiota ei kannata ajatella vain yhteen tiettyyn tehtävään liittyen, sillä pidempienkin tehtäväketjujen automaatio on hyvin mahdollista ja meidän ydinosaamistamme,”
tiivistää Tomi Paapio.